--- title: "E-postayla Gelen Teklif Taleplerini Otomatik Okumak" description: "E-postayla gelen navlun teklif talepleri nasıl otomatik okunur: metin ve ekler alanlara dönüşür, eksikler işaretlenir, fiyatlar eşleşir, onayı insan verir." url: "https://pragmaticgrowth.com/tr/guides/read-quote-requests-from-email" language: "tr" alternate: "https://pragmaticgrowth.com/guides/read-quote-requests-from-email" --- # E-postayla Gelen Teklif Taleplerini Otomatik Okumak Fiyatlandırma Ortak gelen kutunuza bağlı bir sistem her teklif talebini, e-posta metni ve Excel ya da PDF ekleriyle birlikte, fiyatlandırmacının ihtiyaç duyduğu alanlara okur; eksikleri listeler, müşteriyi ve fiyatları eşleştirir, önceden doldurulmuş talebi bir kuyruğa koyar. Okumayı yapay zekâ yapar; fiyatı fiyatlandırmacı belirler, teklifi bir insan onaylar. Yazan [Serkan Haşlak](https://pragmaticgrowth.com/tr/about) · Yayın 2026-09-24 · Güncelleme 2026-09-24 ## Kısaca - Müşteriler bildikleri adrese yazmaya devam eder. Sistem ortak gelen kutusuna bağlanır; hiçbir talep elle iletilmez, yeniden yazılmaz. - Yapay zekâ işin dağınık kısmını okur: serbest yazılmış e-postaları, iletilmiş yazışmaları, Excel ve PDF ekleri; çıkış, varış, taşıma şekli, yük, ağırlık, teslim şekli ve tarihlere dönüştürür. - Eksik bilgi tahmin edilmez, işaretlenir; fiyatlandırmacı müşteriye teklifin ortasında değil, baştan ve tek seferde sorar. - Talep müşteriyle ve fiyat listesiyle eşleşir, kuyruğa boş bir sayfa olarak değil önceden doldurulmuş bir teklif olarak düşer. - Fiyat kararı ve onay insanda kalır. Sistemin okuduğu her alan, teklif gitmeden önce fiyatlandırmacının önündedir. ## Bir Teklif Talebi Geldiğinde Ne Olur? Çoğu forwarder'da bugün teklif talebi, birinin okuduğu, Excel'e kopyaladığı, fiyat dosyasına baktığı ve yanıtladığı bir e-postadır. Otomatik okuma bu zincirin ilk yarısını değiştirir; ikinci yarısı ekibinizde kalır. Bu rehber o ilk yarının nasıl çalıştığını, yapay zekânın nerede işe yaradığını ve kararın neden insanda kalması gerektiğini anlatıyor. Talep ister ihracatçı bir müşteriden, ister yurt dışındaki bir acenteden, ister kendi satış ekibinizden gelsin, yol aynıdır: 1. **Talep gelir**: E-posta, müşterilerin zaten yazdığı ortak gelen kutusuna düşer. *Yeni adres yok, doldurulacak form yok.* 2. **Kutu ayrılır**: Teklif talepleri; rezervasyon, fatura ve yanıtlardan ayrılır. 3. **Talep okunur**: Metin ve ekler, teklif formunda yapılandırılmış alanlara dönüşür. 4. **Eksikler işaretlenir**: Fiyatlandırmacının ihtiyaç duyup e-postada olmayan her bilgi listelenir. 5. **Müşteri ve fiyat eşleşir**: Gönderen müşteriye, hat anlaşmalı fiyatlara bağlanır. 6. **Fiyatlanır ve onaylanır**: Fiyatı fiyatlandırmacı belirler, doğru kişi onaylar, teklif gider. ## Fiyatlandırmacı E-postadan Hangi Bilgileri Almalı? Hiçbir şeyi otomatikleştirmeden önce alan listesini fiyatlandırmacılarla belirleyin. Bugün kafalarında kontrol ettikleri listenin aynısı, bir kez yazıya dökülmüş hâli. Listeyi kısa tutun: yalnızca fiyatlandırmacının gerçekten kullandığı alanlar. Her fazladan alan, müşteriye gereksiz bir soru daha demektir. Tipik bir navlun talebinde şunlar gerekir: Teslim şekli göründüğünden daha önemli. ICC'nin Incoterms 2020 kuralları, satıcı ile alıcı arasında masrafı, riski ve yükümlülükleri paylaştıran 11 ticari terimi tanımlar; her kuralın masrafları tek bir maddede (A9/B9) toplanır. EXW'de satıcı malı kendi tesisinde hazır eder, taşımayı oradan itibaren alıcı ayarlar; alıcıya fiyat veren forwarder genellikle yüklemeyi de fiyatlar. DAP'ta mal, belirtilen varış yerinde teslim edilir. Terimi doğru okumak hangi ayakları fiyatlayacağınızı belirler. **Bir navlun teklif talebinin genellikle vermesi gereken bilgiler** | Alan | E-postada nasıl geçer | Fiyatlandırmacı neden ister | | --- | --- | --- | | Müşteri | Gönderen, imza, şirket alan adı | Anlaşmalı fiyat ve geçmiş teklifler | | Çıkış | Şehir, liman, fabrika adresi | Yükleme ve ilk ayak | | Varış | Liman, şehir ya da kapı adresi | Son ayak ve teslim | | Taşıma şekli | FCL, LCL, hava, kara, demiryolu | Hangi fiyat listesine bakılacağı | | Ekipman ve yük | 2 x 40' HC, palet, emtia | Yer, elleçleme, kısıtlar | | Ağırlık ve hacim | Konteyner başı ton, m³, ölçüler | Ücrete esas ağırlık, fazla ağırlık | | Teslim şekli (Incoterm) | EXW, FOB, DAP ve diğerleri | Hangi ayakların fiyatlanacağı | | Tarihler | Hazır olma, istenen teslim tarihi | Fiyat geçerliliği ve seferler | | Özel durum | Tehlikeli madde sınıfı, reefer sıcaklığı, gabari dışı | Ek ücret ve taşıyıcı onayı | ## E-posta Metni ve Ekler Nasıl Okunur? Teklif talepleri tek bir biçimde gelmez. Bir müşteri üç satır yazar, bir acente bilgilerin dördüncü yanıtta olduğu uzun bir yazışmayı iletir, bir başkası yirmi sevkiyatlık bir Excel listesi ekler, bir ihale PDF olarak gelir; Türkçe ve İngilizce aynı e-postada karışır. Kurallar ve şablonlar bu çeşitlilikte kırılır, çünkü herkes farklı yazar ve kimse sizin formunuzu doldurmaz. Türkiye'deki bir fiyatlandırma kutusunun tipik günü de böyle: "Ekteki yük için fiyat rica ederiz" diyen iki satırlık bir e-posta, yükleme adresi imzada kalmış bir ihracatçı, taranmış bir çeki listesi, bir yıllık hacmi Excel'de gönderen bir ihale. Aynı müşteri bir gün "40'lık", ertesi gün "40 HC" yazar; bir liman adı üç farklı yazımla gelir. Yapay zekânın iyi yaptığı iş tam da bu: sabit bir düzeni değil dili okumak. Metni ve ekleri okur, çıkışı, varışı, yükü ve tarihleri nerede yazıyorsa bulur, teklif formunun alanlarına koyar. Fiyatla ilgili hiçbir karar vermez. Altyapı standart. Microsoft Graph, bir sistemin Microsoft 365 posta kutularına, paylaşılan posta kutuları dahil, erişmesini sağlar ve her dosya ekini adı, içerik türü ve boyutuyla verir. Gmail API aynı işi Google Workspace için yapar; kullanım alanları arasında salt okunur e-posta çıkarımını sayar. Müşterileriniz hiçbir değişiklik görmez. AJ Worldwide'da ortak gelen kutusu bağlı ve gelen her e-postayı yapay zekâ ayırıyor. Bir tıkla talebi, ekleriyle birlikte teklif formuna okuyor ve eksik olanı listeliyor. Ne zaman okunacağını fiyatlandırmacı seçiyor; kuyruk ekibin kontrolünde kalıyor. ## Bir Bilgi Eksikse Ne Olur? Çoğu talepte bir şey eksiktir. Önemli olan kural basit: işaretle, asla tahmin etme. Tahmin edilmiş bir ağırlık ya da teslim şekli, bitmiş gibi görünen ama yanlış bir teklif üretir; bu da geç kalan bir tekliften daha kötüdür. Eksik listesi aynı zamanda bir hafızadır. Hangi müşterinin ağırlığı hep unuttuğu, hangi acentenin teslim şeklini hiç yazmadığı görünür olur; satış bunu müşteriyle bir kez konuşur, sonraki talepler daha eksiksiz gelir. Talep de bilgi tamamlanana kadar "bilgi bekliyor" durumunda kalır; kimse onu gelen kutusunda unutulmuş bir e-posta gibi aramak zorunda kalmaz. Uygulamada sistem eksikleri talebin yanında listeler, fiyatlandırmacı müşteriye hepsini tek bir yanıtta sorar; teker teker keşfetmez. En sık eksik kalanlar şunlar: - Konteyner ya da sevkiyat başı ağırlık - Hazır olma tarihi ya da yalnızca "en kısa sürede" - Teslim şekli ya da iki uçta kapı mı liman mı olduğu - Tam yükleme ya da teslim adresi - Tehlikeli maddede sınıf ve UN numarası - Palet, parça yük ya da gabari dışı yükte ölçüler ## Talebi Müşteriyle ve Fiyatlarla Eşleştirmek Alanlar okununca iki eşleştirme yapılır. Gönderenin adresi ve şirketi bir müşteri kaydıyla eşleşir; varsa anlaşma, aynı hattaki geçmiş teklifler ve o hesabı genelde kimin çalıştığı gelir. Sonra hat, taşıma şekli ve ekipman fiyat listesiyle eşleşir: önce anlaşmalı deniz, kara ve demiryolu fiyatları, anlaşma yoksa spot fiyatlar. Geçerli bir fiyat bulunamazsa sistem alanı boş bırakır ve fiyatlandırmacıyı uyarır; süresi dolmuş bir fiyatı sessizce kullanmaz. Bu ancak fiyatlar tek bir yerde duruyorsa çalışır. Fiyatlar birkaç Excel'e dağılmışsa sistem talebi kusursuz okur ama fiyatlandırmacıya yine boş bir fiyat sütunu verir. E-postadan okumak ile fiyatlandırmayı Excel'den çıkarmak bu yüzden çoğunlukla iki ayrı proje değil, tek projedir. Müşteri kaydını bir kez doğru kurun. Aynı firma farklı kişilerden, farklı alan adlarından ve bazen bir acente üzerinden yazar; bunların hepsi tek müşteriye bağlanmazsa geçmiş teklifler ve anlaşmalı fiyatlar görünmez. Müşteri kaydı muhasebe programınızdaki (Logo, Mikro, Netsis) cari kartla aynı kodu taşırsa, kazanılan iş faturaya kadar aynı kayıtla ilerler. Sonuç kuyrukta önceden doldurulmuş bir taleptir: bilgiler, eşleşen fiyatlar ve eksikler. Fiyatlandırmacı boş bir sayfadan başlamaz, hazır bir teklifi inceler. ## Yapay Zekâ Ne Yapar, İnsanda Ne Kalır? Yapay zekânın burada tek bir işi var: dağınık yazılmış talepleri okumak. Muhakeme ya da müşteriye taahhüt içeren her şey bir insanda kalır. Okuma için doğruluk oranı vermiyoruz, çünkü bu müşterilerinizin nasıl yazdığına bağlı. Sizi koruyan tasarımdır: sistemin okuduğu her alan talebin yanında fiyatlandırmacıya gösterilir, eksikler doldurulmaz işaretlenir, hiçbir teklif bir insan onaylamadan çıkmaz. KVKK açısından da iki nokta var. Kanun'un 4. maddesi verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini ister; sistem yalnızca teklif için gereken alanları okumalıdır. 11. madde ise kişiye, verilerinin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesiyle aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz hakkı tanır. Teklif kararını insana bırakan bir tasarım bu hakkı da baştan gözetir. **Talepler otomatik okunduğunda işi kim yapar** | İş | Kim yapar | Neden | | --- | --- | --- | | Ortak gelen kutusunu ayırmak | Yapay zekâ | Tekrarlı okuma, taahhüt yok | | Talebi alanlara okumak | Yapay zekâ, fiyatlandırmacı kontrol eder | Dağınık metin, incelemeye sunulur | | Eksikleri listelemek | Sistem | Üzerinde anlaşılan alan listesi | | Fiyat bakmak | Sistem | Tek fiyat listesi, net kurallar | | Fiyatı ve marjı belirlemek | Fiyatlandırmacı | Piyasa bilgisi ve müşteri muhakemesi | | Teklifi onaylamak | Belirlenen onaylayıcı | Müşteriye verilen taahhüt | | Pazarlık ve takip | Fiyatlandırmacı ya da satış | Bir ilişki, bir arama değil | ## Müşterilerin Yazış Şeklini Değiştirmeden Nasıl Başlanır? Demoyla değil gerçek postayla başlayın. Birkaç haftalık gerçek talebi, dağınık olanlar dahil toplayın ve alan listesini onları yanıtlayan fiyatlandırmacılarla belirleyin. Sonra ortak gelen kutusunu bağlayın ve ekip kısa, tarihi belli bir süre eski yöntemle teklif vermeye devam ederken okumayı canlı taleplerde çalıştırın. Fiyatlandırmacıların düzelttikleri, geçmeden önce neyi düzeltmeniz gerektiğini söyler. Paralel dönemde üç şeye bakın: fiyatlandırmacıların en sık düzelttiği alanlar, okunamayan ya da yanlış ayrılan e-postalar ve eksik bilgi yüzünden bekleyen talepler. İlki alan listesini, ikincisi kutunun ayrılma kurallarını, üçüncüsü müşteriye sorulacak soruları iyileştirir. Müşterilerden şablon ya da portal kullanmalarını istemeyin. Asıl mesele, onlar bugünkü gibi yazmaya devam ederken adresin arkasındaki işin değişmesi. AJ Worldwide'da bu, daha büyük bir geçişin parçasıydı: fiyatlandırma ekibi üç Excel tablosu ve ortak bir gelen kutusundan beş aydan kısa sürede tek sisteme geçti. Bugün 14 fiyatlandırmacı her talebi orada çalışıyor ve her teklifin bir takip tarihi var. ## Sorular ### Sistem teklifleri kendi kendine gönderiyor mu? Hayır. Talebi okur, fiyatları eşleştirir ve teklifi hazırlar. Fiyatı fiyatlandırmacı belirler, belirlenen kişi onaylar; teklif müşteriye ancak ondan sonra gider. ### Okuma ne kadar doğru? Müşterilerinizin nasıl yazdığına bağlı, bu yüzden bir oran yayımlamıyoruz. Her alan teklif gitmeden önce fiyatlandırmacıya gösterilir; e-postada olmayan bilgi tahmin edilmez, işaretlenir. ### Müşterilerin bir form ya da şablon kullanması gerekiyor mu? Hayır. Zaten kullandıkları adrese, kendi cümleleriyle ve kendi ekleriyle yazmaya devam ederler. ### WhatsApp'tan ya da telefonla gelen talepler ne olacak? Onları da aynı kuyruğa yapıştırın ya da iletin; nereden gelirse gelsin her talebin bir sahibi ve takip tarihi olsun. ### Hangi e-posta sistemleriyle çalışır? Microsoft 365 ve Google Workspace posta kutularını okumak için API sunar; Microsoft Graph paylaşılan posta kutularını da kapsar. Zaten kullandığınız gelen kutusuna bağlanırız. ## Kaynaklar - [ICC: Incoterms® 2020](https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/) - [ICC Academy: FCA and EXW Incoterms® 2020 explained](https://academy.iccwbo.org/incoterms/article/incoterms-2020-exw-or-fca/) - [Microsoft Learn: Outlook mail API overview (Microsoft Graph)](https://learn.microsoft.com/en-us/graph/outlook-mail-concept-overview) - [Microsoft Learn: fileAttachment resource type (Microsoft Graph)](https://learn.microsoft.com/en-us/graph/api/resources/fileattachment?view=graph-rest-1.0) - [Google for Developers: Gmail API'sine genel bakış](https://developers.google.com/workspace/gmail/api/guides?hl=tr) - [Mevzuat Bilgi Sistemi: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=6698&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) ## Bu Rehberin Arkasındaki Çalışma ### AJ Worldwide Fiyatlandırmayı Excel'den Nasıl Çıkardı AJ Worldwide · Uluslararası navlun ve lojistik AJ Worldwide'ın fiyatlandırma ekibi üç Excel tablosu ve ortak bir gelen kutusuyla çalışıyordu. Mayıs 2026'dan beri tek bir fiyatlandırma sisteminde çalışıyor; sistem de işle birlikte değişmeye devam ediyor. - **14 fiyatlandırmacı** her talebi üç Excel tablosu ve ortak bir gelen kutusu yerine tek sistemde çalışıyor - **5 aydan kısa** ilk kurulumdan ekibin teklifleri sistemden vermesine kadar geçen süre [Hikâyeyi okuyun](https://pragmaticgrowth.com/tr/work/ajww-pricing) ## Kurduğumuz Sistem [Fiyatlandırma ve Teklif](https://pragmaticgrowth.com/tr/services/pricing): Fiyatlar, teklifler ve onaylar tek sistemde. [Hizmeti inceleyin](https://pragmaticgrowth.com/tr/services/pricing) ## İlgili Rehberler - [Navlun Fiyatlandırmasını Excel'den Çıkarmak](https://pragmaticgrowth.com/tr/guides/freight-pricing-off-excel): Navlun fiyatlandırmasını Excel'den çıkarmak; anlaşmalı ve spot fiyatları, gelen teklif taleplerini, onayları, gönderilen teklifleri ve takipleri tüm fiyatlandırma ekibinin çalıştığı tek bir sisteme taşımak demektir. Sırası belli: bugünkü teklif akışını fiyatlandırmacılarla çıkarın, süreçte anlaşın, fiyatları taşıyın, eski ve yeni yöntemi kısa bir süre birlikte çalıştırın, sonra geçin. - [Hazır Lojistik Yazılımı mı, Şirkete Özel Sistem mi?](https://pragmaticgrowth.com/tr/guides/freight-quoting-software-vs-custom-system): Teklif süreciniz sektör standardına yakınsa ve birkaç hafta içinde çalışan bir şey istiyorsanız hazır bir lojistik yazılımı alın; fiyat verme biçiminiz rekabet avantajınızsa ve denediğiniz her paket geçici çözümler istiyorsa sürecinize göre bir sistem kurdurun. İkisi birlikte de çalışabilir: hazır bir fiyat platformu, şirkete özel bir sistemi besleyebilir. [Tüm rehberler](https://pragmaticgrowth.com/tr/guides) ## Ekibinizin Bugün Nasıl Çalıştığını Gösterin 45 dakikada, önce hangi süreci kurmaya değer, birlikte buluyoruz. [Görüşme Planla](https://cal.com/serkanhaslak/pragmatic-growth)