Banka Hareketlerini Cari Hesaplarla Otomatik Eşleştirmek

Havale ve EFT açıklamasını müşteri yazar. Kimi fatura numarasını yazar, kimi unvanının kısaltmasını, kimi hiçbir şey. Bir müşteri üç faturayı tek havaleyle öder, bir başkası eksik öder, bir grup şirketi kardeş şirketinin borcunu kapatır.

Sonuç tanıdıktır: ekstre Excel'e alınır, cari ekstresiyle yan yana konur ve her satır için "bu kimin, hangi fatura" sorusu elle cevaplanır. Bu iş ay sonuna kalınca vadesi geçmiş alacaklar geç fark edilir ve müşteriye yanlış hatırlatma gider.

Hangi yolun uygun olduğu bankanıza ve hacminize bağlıdır. Çoğu şirkette birden fazla yol yan yana çalışır.

Açık bankacılık tarafında çerçeve 6493 sayılı Kanun ve 1 Aralık 2021 tarihli Ödeme Hizmetleri Yönetmeliği'dir. Hesap bilgisi hizmeti sağlayıcısı yalnızca müşterinin onay verdiği hizmeti sunabilir ve yalnızca belirlenen hesapların bilgisine erişebilir. Teknik şartları TCMB belirler; uyumu Bankalararası Kart Merkezi (BKM) denetler ve süreci tamamlayanları kayda alır. Bir sağlayıcıyla çalışmadan önce TCMB izninin ve BKM kaydının olduğunu, hizmetin kurumsal hesaplarınız için sunulduğunu kontrol edin.

Kurallar sırayla denenir ve ilk kesin eşleşmede durur. Tahmin, kesin anahtarlar bittikten sonra gelir ve her zaman bir güven düzeyiyle birlikte gelir.

Sıranın nedeni basittir: fatura numarası ya da kayıtlı bir IBAN tek bir cariyi gösterir, tutar ise çoğu zaman birden fazlasını. Aynı tutarda iki açık faturası olan bir müşteride tutar tek başına karar vermez; böyle bir hareket vadesi en yakın faturaya önerilir ve onaya düşer. Cari kartlarındaki VKN ve IBAN bilgisi ne kadar eksiksizse, kesin anahtarla kapanan hareketlerin payı o kadar artar. Bu yüzden ilk işlerden biri cari kartlarını temizlemektir.

Eşleştirmeyi zorlaştıran durumlar her şirkette benzerdir. Her biri için ay sonunu finans ekibiyle birlikte izleyerek açık bir kural yazarız:

• Kısmi ödeme: fatura kısmen kapanır, kalan bakiye vadesiyle izlenir.
• Tek havalede birden çok fatura: açıklamada numaralar varsa ayrıştırılır; yoksa toplamı tutan fatura seti önerilir ve bir kişi onaylar.
• Tevkifatlı faturalar: alıcı, tevkif ettiği KDV'yi satıcıya ödemez. Havale tutarı fatura toplamından tevkifat kadar düşük gelir; eşleştirme ödenecek tutarla yapılır.
• Dövizli faturalar: KDV Kanunu'nun 24/c maddesine göre kur farkı KDV matrahına dahildir. Tahsilat günündeki kur fatura kurundan farklıysa kur farkı faturası gerekebilir; sistem farkı hesaplar ve işaretler, kuralı mali müşaviriniz koyar.
• POS ve DBS tahsilatları: POS tutarları komisyon düşülmüş ve toplu gelir; DBS tahsilatlarında fatura numarası bazı bankalarda ayrı alan olarak gelir.
• Virman ve masraflar: kendi hesaplarınız arasındaki virman cari hareketi değildir; banka masrafı ve komisyonu gider hesabına gider.

Kurallar rutini kapatır; karar gerektiren hareketler tek bir kuyrukta toplanır. Ekip aynı kalır, zamanı Excel'de satır aramaya değil bu kuyruğa gider. Her kararın kimin tarafından, neden verildiği kaydedilir.

Kuyruktaki her hareket, sistemin neden karar veremediğini söyler: aday yok, birden çok aday var ya da tutar açık bakiyeyi aşıyor. Kişi bu nedeni okuyup hareketi eşleştirir, böler ya da avans olarak işaretler.

Tekrar eden kararlar kurala dönüşür. Örneğin yeni bir IBAN'dan gelen ödemeyi bir kişi bir cariyle eşleştirdiğinde, o IBAN onayla cari kartına eklenir ve bir sonraki ödeme kendiliğinden eşleşir.

Yapay zekâ burada tek bir iş görür: serbest metin açıklamayı okuyup tutarsız yazılmış fatura numaralarını ya da kısaltılmış unvanları bulur ve bir cari önerir. Öneriyi bir kişi onaylar.

Onaylanan eşleşme, yazılımın kendi belgesi olarak kaydedilir: tahsilat, tediye ya da banka fişi ve fatura kapama. Kayıt her zaman yazılımın resmi yolundan yapılır; veritabanı tablolarına doğrudan yazılmaz.

• Logo: Online Hesap Özeti, banka hareketlerini ERP'ye aktarır; dış sistemden kayıt için Logo Objects kullanılır.
• Mikro: Mikro API'nin tahsilat-tediye, dekont ve cari uçları.
• Netsis: dış sistemlerden kayıt için NetOpenX ve Netsis REST API.
• Paraşüt: API v4'te cariye tahsilat ve ödeme, satış faturasına tahsilat ve kasa-banka hareketleri. Paraşüt'ün kendi banka bağlantısı da parayı IBAN veya TCKN'den tanıyıp cariyle eşleştirir.

Kayıt, eşleşmenin arkasındaki bilgiyi de taşır: hangi banka hareketinden geldiği, hangi kuralla eşleştiği ve kimin onayladığı fişin açıklamasında ya da bağlı bir alanda durur. Böylece muhasebe yazılımında bir tahsilata bakan kişi, onun hangi ekstre satırından geldiğini aramadan görür.

Yazılımınızın kendi banka aracı ihtiyacınızı karşılıyorsa önce onu kullanın. Ayrı bir sistem; toplu havale, tevkifat, kur farkı, grup şirketleri ya da birden çok yazılım gibi kuralların o aracı aştığı yerde anlam kazanır.

Banka mutabakatı, bankadaki bakiyenin muhasebedeki banka hesabıyla tuttuğunu göstermektir. Eşleştirme her gün çalışınca mutabakat da her gün yapılır ve ay sonu bir kontrol adımına dönüşür. Günlük rapor dört şeyi göstermelidir:

• Her hesap için banka bakiyesi, muhasebe bakiyesi ve aradaki fark
• Eşleşmeyen hareketler, bekleme süreleriyle
• Müşteri bazında açık faturalar ve vadesi geçenler
• Kuyruktaki istisnalar ve her birinin sorumlusu

Ekstrelerde kişilerin adı, IBAN'ı ve bazen TCKN'si bulunur; bu yüzden KVKK kapsamındadır. Sistem sizin sunucunuzda veya sizin bulut hesabınızda çalışır, erişim role göre verilir ve her işlem kaydedilir.

İşe bugünkü akışı çıkararak başlarız. Bir ay sonu boyunca finans ekibinin yanında oturur, bir tahsilatın bankaya düştüğü andan carinin kapandığı ana kadar kimin neye baktığını not ederiz: hangi bankadan hangi dosya alınıyor, açıklamalar nasıl okunuyor, hangi Excel'de hangi liste tutuluyor, kararsız kalınan hareketler kime soruluyor.

Sonra en çok hareket gören banka hesabı ve tahsilat tarafıyla başlarız. İlk haftalarda sistem yalnızca eşleşme önerir; ekip her zamanki gibi kaydeder, öneriyle karşılaştırır ve farkları kurallara geri yazarız. Öneriler ekibin kararlarıyla tutarlı hale geldiğinde kayıt yetkisini sisteme veririz, ardından ödemeleri ve diğer bankaları ekleriz.

Bankalarınız, muhasebe yazılımınız ve hesap planınız yerinde kalır. Kod, kurallar ve kayıt günlüğü sizindir; başka bir ekip veya firma bunları devralıp geliştirebilir.