Gelen E-Faturaları Logo, Mikro, Paraşüt ve Netsis'e Otomatik Aktarmak

e-Fatura Uygulamasında faturalar, sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında GİB'in belirlediği standart bir dosya olarak dolaşır. Mükellefler uygulamayı GİB Portalı, özel entegratör ya da kendi sistemlerini GİB'e doğrudan entegre ederek kullanır (509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği, V.1).

Fatura portala ya da entegratör kutusuna düşer, ama muhasebe yazılımı sizin kodlarınızı ister: cari kodu, stok veya hizmet kodu, gider hesabı, masraf merkezi. Tedarikçi satıra "İstanbul-Ankara nakliye" yazar; bunun hangi hesaba ve hangi şubeye gideceğini fatura söylemez.

Bu yüzden birçok finans ekibi faturayı ekranda açar ve yazılıma satır satır yeniden girer. Veri eksik değil; eksik olan, o verinin sizin hesap planınıza nasıl bağlanacağını söyleyen kurallardır.

e-Fatura, e-Fatura Uygulamasına kayıtlı iki taraf arasındaki faturadır. e-Arşiv Fatura ise satıcının, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlediği faturadır. Tebliğe göre uygulamaya kayıtlı mükellefler, tebliğdeki istisnalar dışında birbirlerine faturayı e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır (IV.1.1). Şirketiniz kayıtlıysa, kayıtlı tedarikçilerinizden gelen faturalar e-Fatura olarak gelir.

Dosyanın biçimi UBL-TR'dir: GİB'in uluslararası UBL standardını esas alarak oluşturduğu Türkiye paketi. İçinde otomatik aktarımın ihtiyaç duyduğu her şey alan alan durur:

• Düzenleyenin VKN'si veya TCKN'si, unvanı ve vergi dairesi
• Fatura numarası, tarihi ve evrensel tekil kimliği (ETTN)
• Her satırın mal veya hizmet adı, miktarı, fiyatı ve tutarı
• KDV oranı ve tutarı, varsa tevkifat tutarı ve kodu
• Senaryo: temel fatura ya da ticari fatura

ETTN her faturada tekildir; aktarım aynı faturanın iki kez kaydedilmesini bununla önler. Ticari faturada alıcı, faturayı sistem üzerinden belirli bir süre içinde kabul veya reddedebilir; temel faturada böyle bir yanıt yoktur. Yurt dışı tedarikçilerden ve sisteme kayıtlı olmayanlardan gelenler ise PDF veya kâğıt olarak kalır; bunlar ayrı bir yol ister.

Akış her fatura için aynıdır. Sistem her adımı kaydeder, kurala uymayan faturayı durdurur ve bir kişiye gösterir.

Bir faturanın hangi adımda durduğu, kimin onayladığı ve yazılıma hangi fiş numarasıyla girdiği tek ekranda görünür. Denetimde ya da mali müşaviriniz sorduğunda cevap bir aramayla bulunur.

İşin çoğu yazılım değil, kural yazmaktır. Bir ay sonunu finans ekibiyle birlikte izler, her faturanın bugün nasıl kodlandığını not eder ve bunu açık kurallara çeviririz. Kuralları finans ekibi ve mali müşaviriniz onaylar; sistem onlardan başka bir şey uygulamaz.

Kurallar kodun içine gömülmez; finans ekibinin okuyup güncelleyebileceği bir tabloda durur. Yeni tedarikçi, yeni şube ya da hesap planında değişiklik olduğunda tablo güncellenir ve kimin neyi ne zaman değiştirdiği kayıt altındadır.

İyi bir kural seti kısa ve denetlenebilirdir. Genelde şu türlerden oluşur:

KDV tevkifatı isteğe bağlı değildir: kapsama alınan işlemlerde alıcı tevkifat yapmak zorundadır, kapsam dışındaki işlemlerde yapamaz. Hangi işlemin hangi oranla kapsamda olduğu KDV Genel Uygulama Tebliği'nin I/C-2.1 bölümünde yazılıdır. Alıcı olarak tevkif ettiğiniz KDV'yi 2 No.lu KDV Beyannamesi ile siz beyan edersiniz.

Fatura tevkifat tutarını ve kodunu taşır; aktarım bunu olduğu gibi kopyalamamalı, sizin kuralınızla karşılaştırmalıdır. Kodu kuralınızla uyuşmayan ya da tevkifat beklenirken tevkifatsız gelen bir fatura sessizce düzeltilmez, bekletilir. Satıcıyla yazışmak ve gerekirse ticari faturayı reddetmek bir kişinin kararıdır.

Aynı kontrol satır bazında KDV oranları ve dövizli faturalardaki kur için de geçerlidir. Kural net değilse karar mali müşavirinizindir; sistem yalnızca verilen kararı her faturada aynı şekilde uygular.

Her yazılımın dışarıdan kayıt almak için kendi resmi yolu vardır. Biz yalnızca o yolu kullanırız; yazılımın veritabanı tablolarına doğrudan yazmayız, çünkü bu yazılımın kendi kontrollerini atlar. Hangi yolun açık olduğu sürüme ve lisansa göre değişir; ilk hafta bunu birlikte netleştiririz.

Bazı yazılımlar gelen faturayı kendi ekranında içeri almayı da sunar. Örneğin Paraşüt'te fatura Gelen e-Faturalar ekranından içeri alınırken kalemler eşleştirilebilir; az sayıda fatura için bu yeterli olabilir. Otomatik aktarım aynı eşleştirmeyi her faturada kurallarla ve kimse ekranı açmadan yapar. Mikro API ise gelen faturaları listelemenin yanında kabul ve red yanıtı için de uç sunar.

Kurallar rutini taşır; karar gerektiren her şey ekipte kalır. Onay ekranına yalnızca şunlar düşer: yeni tedarikçi, kuralı olmayan satır, siparişle tutmayan tutar, uyuşmayan tevkifat, reddedilmesi düşünülen ticari fatura. Ekip aynı kalır, zamanı yeniden yazmaya değil kontrole gider.

Yapay zekâ iki yerde iş görür. Birincisi, UBL dosyası olmayan faturaları okumak: yurt dışı tedarikçilerin PDF'leri ya da taranmış kâğıt faturalar. İkincisi, hiçbir kurala uymayan bir satır için geçmiş kayıtlara bakıp hesap önermek. Öneriyi bir kişi onaylar; sık tekrar eden bir öneri sonraki ay kurala dönüşür.

Bir Türk fintech şirketinde bunu kurduk: gelen e-faturalar artık anlaşılan kurallarla muhasebe yazılımına otomatik aktarılıyor, satır satır girilmiyor.

Aktarımı kurmadan önce bugünkü akışı çıkarırız. Bir ay sonu boyunca finans ekibinin yanında oturur, bir faturanın entegratör kutusuna düştüğü andan muhasebe fişi olduğu ana kadar geçtiği her adımı not ederiz: kim açıyor, neye bakıyor, hangi Excel dosyasından kod alıyor, kimden onay istiyor.

Sonra işe en sık fatura gönderen tedarikçilerle başlarız, çünkü kuralların çoğu onlarda netleşir. İlk haftalarda sistem yalnızca önerir: ekip faturayı her zamanki gibi girer, sistemin önerisiyle karşılaştırır ve farkları kurallara geri yazarız. Öneriler ekip girişiyle tutarlı hale geldiğinde kayıt yetkisini sisteme veririz; istisnalar yine bir kişiye düşer.

Başlamadan önce üç şeyi hazırlamak işi hızlandırır: tedarikçi carilerinde VKN'lerin eksiksiz olması, gider türlerine göre kullanılan hesap kodlarının bir listesi ve onay yetkilerinin kimde olduğu. Bunlar zaten bir Excel dosyasında duruyorsa, kural tablosunun ilk hali o dosyadan çıkar.

Bu sırada muhasebe yazılımınız, entegratörünüz ve hesap planınız yerinde kalır. Değişen tek şey, faturanın yazılıma kimin eliyle girdiğidir. Kod, kurallar ve kayıt günlüğü sizindir; başka bir ekip veya firma bunları devralıp geliştirebilir.