Navlun Fiyatlandırmasını Excel'den Çıkarmak

Bir Excel'i daha büyük bir Excel'le değiştirmek ya da bir program alıp fiyatlandırmacılardan her şeyi oraya yeniden yazmalarını istemek demek değil. Teklif işinin, talebin geldiği andan müşterinin evet dediği ya da hiç dönmediği ana kadar tek bir yerde yürümesi demek.

Uygulamada beş şey tek sisteme taşınır:

• Tek fiyat listesi: anlaşmalı armatör, kara ve demiryolu fiyatları ile spot fiyatlar; hat ve geçerlilik tarihine göre aranabilir.
• Tek talep kuyruğu: ortak gelen kutusuna düşen her teklif talebi aynı forma okunur, bir sahibi ve durumu olur.
• Onaylar: marj ve onay kuralları e-posta yazışmalarıyla değil, üzerinde anlaşılmış kurallarla işler.
• Teklif geçmişi: kime, ne zaman, hangi fiyatla, kimin teklif verdiği talebin yanında durur.
• Takip: gönderilen her teklifin bir takip tarihi olur; yanıt gelmeyen teklifler unutulmaz, kapanır.

Armatörlerin fiyat dosyaları yine Excel olarak gelebilir, bir yönetici yine Excel'de analiz yapabilir. Değişen şu: departman artık Excel'in üzerinde dönmez.

Küçük bir masa için Excel ve ortak bir e-posta adresi gayet iş görür. Fiyatlandırmacı, hat ve talep sayısı arttıkça aksamaya başlar; belirtiler de çoğu forwarder'da aynıdır:

• Teklif talepleri elle okunup yeniden yazılıyor, her hafta birkaçı gözden kaçıyor.
• Talepler e-postanın yanında WhatsApp'tan ve telefonla da geliyor, hiçbir yerde toplu durmuyor.
• Deniz, kara ve demiryolu fiyatları farklı dosyalarda; hangi kopyanın güncel olduğunu bir iki kişi biliyor.
• Marj ve teklif dili, teklifi kimin hazırladığına göre değişiyor.
• Hangi teklifin takip edildiğini, kazanıldığını ya da neden kaybedildiğini kimse söyleyemiyor.

Araçların kendi sınırları da var. Microsoft'un birlikte yazma rehberine göre iki kişi aynı yeri değiştirdiğinde genel olarak en son kaydedilen değişiklik kazanır; tek bir kişi dosyayı birlikte yazmayı desteklemeyen bir sürümle açarsa herkes "kilitli" hatası alır. Microsoft 365'te paylaşılan bir posta kutusu en fazla 25 kullanıcıyı destekler ve kullanıcıların oradaki iletileri silmesini önleyemezsiniz. Bunlar ortak bir dosya ya da bir bilgi adresi için kusur değil; her gün teklif veren bir departman için zayıf bir temel.

Bir de veri tarafı var. Müşteri yetkililerinin ad, telefon ve e-postaları kişisel Excel'lere ve gelen kutularına dağıldığında, 6698 sayılı KVKK'nın 12. maddesinin istediği teknik ve idari tedbirleri almak zorlaşır. Tek sistem, bu verinin nerede durduğunu ve kimin gördüğünü belli eder.

İlk adım yazılım seçmek değil. Birkaç gün fiyatlandırmacıların yanında oturun ve gerçek teklif taleplerini gelen kutusundan müşteriye kadar, olduğu anda izleyin. Yazılı prosedürler işin nasıl olması gerektiğini anlatır; masa nasıl olduğunu gösterir.

Sonra ideal hâlini bir kanvasa çizin ve onu kullanacak kişilerle üzerinde anlaşın: bir teklife başlamak için hangi bilgiler şart, hangi teklifi kim onaylıyor, iş kazanıldığında ne oluyor. Süreci fiyatlandırmacılar birlikte şekillendirdiğinde sistem ilk gün tanıdık gelir; tepeden inen bir değişiklik gibi durmaz.

Masaya yalnızca fiyatlandırmacıları değil, talebi getiren satış temsilcisini, işi kazanınca devralan operasyonu ve onay veren yöneticiyi de alın. WhatsApp gruplarında dönen talepler, telefonla verilen sözlü fiyatlar ve "onu hep aynı kişi bilir" denen istisnalar da haritaya girmeli; sistem sonradan bunları taşımıyorsa ekip eski yollara döner.

AJ Worldwide'da teklif taleplerini tek satır kod yazılmadan önce bu şekilde izledik. Haritanın cevaplaması gereken sorular şunlar:

Süreç netleşince her şeyi bir anda değil, aşama aşama kurun ve taşıyın. Sıra önemli; her adım bir sonrakini güvenli hâle getiriyor.

Gelen kutusunu bağlamak yeni bir adres açmak demek değil. Microsoft 365 postasının arkasındaki Microsoft Graph API'si kişisel kutuların yanında paylaşılan posta kutularını da okuyabilir; sistem müşterilerin zaten yazdığı adresten okur.

Paralel dönemi kısa ve tarihi belli tutun. İki yöntem aylarca birlikte yürürse fiyatlandırmacılar Excel'i asıl kayıt olarak tutar, sistem de aynı şeyin ikinci kez yazıldığı bir yere döner.

Excel iyi bir araç; sadece canlı bir fiyatlandırma departmanının evi değil. Çizgi basit: tüm ekibin her gün dayandığı her şey sisteme, kişisel analizler Excel'e.

Armatör fiyat dosyaları büyük ihtimalle Excel olarak gelmeye devam edecek, bunda sorun yok. Fark şu: dosya beş kişisel kopyaya bölünmez, bir kez listeye aktarılır. Faturalama da yerinde kalır: Logo, Mikro ya da Netsis gibi muhasebe programınız e-fatura ve cari işini yapmaya devam eder; fiyatlandırma sistemi onun yerine geçmez.

Başarısız geçişlerin çoğu aynı birkaç nedenle başarısız olur ve hiçbiri teknik değildir:

• Süreci çıkarmadan program almak ya da yazdırmak. Sistem, teklifin gerçekte nasıl aktığını değil organizasyon şemasını kopyalar.
• Fiyatlandırmacının gününü değil yöneticinin raporunu merkeze koymak. Teklif vermek yavaşlarsa ekip kendi dosyalarına döner.
• Tüm eski dosyaları taşımak. Bugün geçerli fiyatları alın, gerisini arşivleyin.
• Paralel dönem olmadan herkesi bir gecede geçirmek ya da paralel dönemin bitiş tarihini koymamak.
• Gölge bir Excel bırakmak. Tek bir fiyat türü Excel'de kalırsa ekip iki yeri birden açık tutar.
• Kararı otomatikleştirmeye çalışmak. Talebi okumak otomatikleşebilir; fiyatı belirlemek ve onaylamak insanda kalmalı.
• Takip kuralını unutmak. Teklif başına tarih ve yanıtsız teklifler için bir kural yoksa, yeni sistem de kimsenin kovalamadığı açık tekliflerle dolar.

Süre; fiyat kaynağı, talep kanalı ve onay kuralı sayısına göre değişir, o yüzden kesin bir rakam verenlere temkinli yaklaşın. Söyleyebileceğimiz, AJ Worldwide'da ne olduğu.

Fiyatlandırma ekibi üç Excel tablosu ve ortak bir gelen kutusuyla çalışıyordu. İlk kurulumdan ekibin teklifleri sistemden vermesine kadar beş aydan kısa sürdü; ekip Mayıs 2026'dan beri sistemde çalışıyor. Bugün 14 fiyatlandırmacı her talebi tek sistemde çalışıyor, her teklif karmaşıklığına göre bir takip tarihi alıyor ve bir ay yanıt gelmeyen teklif kayıp olarak kapanıyor.

Canlıya geçmek son adım değildi. O günden beri sistem haftada üç dört güncelleme aldı; ihaleler, ihracat kontratları, demiryolu ve satış ekibi yol boyunca eklendi. Planı buna göre yapın: ilk sürüm günlük teklif akışını kapsasın, gerisi ekip sistemde çalışmaya başlayınca gelsin.

Her fiyatlandırma masasının bir sisteme ihtiyacı yok. Excel şu durumlarda hâlâ yeterli:

• Ayda birkaç teklif veriyorsunuz ve hepsini tek kişi hazırlıyor.
• Fiyatlar bir iki kaynaktan geliyor ve seyrek değişiyor.
• Müşteriler teklif için aramıyor, kaybettiğiniz işin nedenini bilmeniz nadiren gerekiyor.

Geçiş, ikinci ya da üçüncü fiyatlandırmacı geldiğinde, talepler gelen kutusunda kaybolmaya başladığında, biri izne çıkınca teklifler yavaşladığında ya da hangi teklifleri kazandığınızı göremediğinizde karşılığını verir. O noktada Excel artık bir araç değil, darboğazdır.